OFIMATICA

OFIMATICA

1. Edición básica

Aprenderemos lo necesario para editar documentos: Cómo desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer. También veremos cómo buscar y reemplazar palabras y las distintas formas de ver un mismo documento.

Introducción de datos

Hemos visto que escribir nuestro primer documento básicamente se trata de teclear el texto y controlar siempre dónde está situado el punto de inserción. En este apartado vamos a ver algunas consideraciones útiles a tener en cuenta, dejando de lado las cuestiones estéticas y de formato que veremos más adelante.

 En el documento podemos definir qué texto es el título, cuál el subtítulo, y cuál los párrafos de contenido. Ésta distinción no es únicamente estética, sino que ayuda a Word a hacerse una idea de la estructura del documento y esto a la larga nos ayudará en nuestro trabajo. Un documento bien estructurado siempre es más sencillo de manejar, facilitando por ejemplo la posterior creación de índices.

Desde la pestaña Inicio > grupo Estilos, encontramos un cuadro que nos permite elegir el tipo de texto que vamos a introducir.

De este modo, si pulsas Título 1 y a continuación escribes algo, se considerará que el texto introducido es un título. De alguna forma es como etiquetar cada uno de los elementos del archivo.

Al pulsar INTRO, Word asumirá que quieres cambiar de elemento y pasará al formato Normal. Pero siempre puedes cambiarlo, por ejemplo, para elegir insertar un Título 2 (que supone un nivel más bajo en la jerarquía estructural) para incluir un subtítulo.

Si quieres que un determinado texto se tenga en cuenta como párrafo, deberás elegir el estilo Párrafo.

Veremos en detalle los estilos más adelante.

 Como ya sabes, Word se encarga de que el texto que vas introduciendo se contenga dentro de unos márgenes y pasa a la línea inferior cuando alcanza el margen derecho. Pero conviene saber que, si algún momento quieres realizar un salto de línea de forma voluntaria, lo puedes hacer con la combinación de teclas MAYÚS+INTRO.

 A primera vista el resultado será el mismo que si pulsaras simplemente INTRO, pero no es así. Si pulsas INTRO lo que Word interpreta no es un salto de línea, sino la intención de empezar un nuevo párrafo. En tus inicios esto carecerá de importancia, pero a medida que vayas aprendiendo a dar formato estableciendo una distancia entre párrafos concreta o utilizando la sangría, sí que puede afectar al resultado final.

 Los saltos de página se insertan automáticamente cuando llegamos al margen inferior de una página y seguimos escribiendo. También se pueden insertar de forma manual si queremos pasar a la página siguiente aunque no hayamos llegado al final, desde la pestaña Insertar > grupo Páginas > opción Salto de página. 

 La herramienta Mostrar todo te permite saber si un texto ha sido dividido en bloques mediante saltos de línea o mediante párrafos. La encontrarás en la pestaña Inicio > grupo Párrafo. Tiene el siguiente aspecto: . Si la utilizas, el documento se llenará de marcas como las que ves en la imagen.

En el ejemplo, hemos escrito la primera frase y luego hemos pulsando MAYÚS+INTRO para realizar un salto de línea. Luego, hemos continuado escribiendo y, tras el punto final, hemos pulsando INTRO para empezar un párrafo nuevo.

Fíjate que, además de los saltos de línea y los cambios de párrafos también se muestran otros símbolos como un punto medio que señala que hay un espacio separando las palabras, o una marca de salto de página.

Para ocultar de nuevo estas marcas debemos pulsar de nuevo el botón .

 Un problema frecuente al que se enfrentan las personas que están iniciándose en la utilización de Word es saber cómo afrontar las acciones que Word realiza sin previo aviso ni autorización. Por ejemplo, si tratas de escribir una nota aclaratoria y empiezas un párrafo con el asterisco (*) y a continuación un espacio y texto:

Word automáticamente dará por sentado que lo que quieres hacer es crear una lista, y que estás utilizando el asterisco como viñeta.

Esto tiene varias implicaciones. El asterisco será substituido por un punto y el texto tendrá una tabulación, por lo que no estará al mismo nivel que el resto.

En estos casos, deberemos pulsar el pequeño icono flotante en forma de rayo que aparece junto al texto. Al hacerlo se desplegará un menú que nos permitirá deshacer la acción de Word si va en contra de nuestros intereses.

 Pero Word no sirve únicamente para introducir texto. Se puede insertar dibujos, fotografías, logotipos, tablas, gráficos y muchos otros objetos que enriquecerán el documento. Cómo hacerlo lo iremos viendo a lo largo del curso.

Insertar símbolos

Insertar texto no tiene secreto, únicamente hay que escribirlo, pero ¿qué ocurre si queremos insertar algún símbolo o un carácter especial? ¿O si queremos insertar ecuaciones matemáticas?

En tal caso deberemos ir a la pestaña Insertar > grupo Símbolos.

El botón Ecuación nos permitirá acceder a una herramienta específica que facilita la inserción de ecuaciones. Si deseas aprender cómo introducir ecuaciones y fórmulas en el siguiente avanzado te explicamos cómo utilizar el editor. 

Desde el botón Símbolo, en cambio, accederemos a caracteres especiales como símbolos monetarios, el símbolo del copyright o de registro, etc. Si no encuentras el que necesitas en el submenú que se despliega, haz clic en Más símbolos.... Se abrirá una ventana como la siguiente:

El funcionamiento es muy sencillo: al hacer doble clic sobre un símbolo, o seleccionarlo y pulsar el botón Insertar, se incluirá en el documento allí donde esté situado el punto de inserción. La ventana no se cerrará hasta que pulses Cancelar o Cerrar, de esta forma te permitirá insertar varios símbolos sin tener que abrir cada vez la ventana.

Los símbolos disponibles dependen del tipo de fuente que se utilice, por ello podrás cambiar la fuente en el desplegable Fuente de la parte superior. Luego, podremos seleccionar en desplegable Subconjunto el tipo de símbolo que buscamos, para filtrar el resultado.

Un truco: Si un símbolo lo utilizas con regularidad, selecciónalo y observa las teclas que lo insertan automáticamente en la zona inferior. Así no tendrás que recurrir cada vez al cuadro de diálogo. Por ejemplo, en la imagen hemos seleccionado el símbolo del euro (€), las teclas son ALT+CTRL+E. Si te resulta compleja esa combinación, la puedes cambiar por otra desde el botón Teclas....

Desplazarse por un documento

Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificación.

Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.

Tanto en un caso como en otro será interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y así poder elegir la más útil en cada momento.

Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento Word es el punto de inserción, que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la próxima letra que tecleemos.

 Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:

Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de inserción se colocará en ese lugar.

Con las teclas de dirección. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla FIN nos lleva al final de la línea y la tecla INICIO al principio de la línea.

Combinación de teclas:

Para desplazarse	Presione las teclas
Una palabra a la izquierda	CTRL + flecha izquierda
Una palabra a la derecha	CTRL + flecha derecha
Un párrafo arriba	CTRL + flecha arriba
Un párrafo abajo	CTRL + flecha abajo

 Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una página. El tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la página la definimos nosotros.

Combinación de teclas:

Para desplazarse	Presione las teclas
Una página adelante	CTRL + AvPág.
Una página atrás	CTRL + RePág.
Al principio del documento	CTRL + Inicio
Al final del documento	CTRL + Fin

Nota: En los teclados en inglés las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPág=Pup, RePág=Pdn

 Mediante las Barras de desplazamiento.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la posición actual del punto de inserción. Podemos desplazarnos de las siguientes formas:

- Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento.

- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 páginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la página 10 aproximadamente.

- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la flecha o triángulo de la parte  superior/inferior  nos desplazaremos una línea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos línea a línea de forma rápida hasta que la soltemos.

- Mediante objetos de búsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la página, de forma que al hacer clic en la doble flecha  superior/inferior  nos desplazaremos una página arriba/abajo.

Haciendo clic en el botón central del círculo  podemos cambiar el objeto página por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.

 Las barras de desplazamiento horizontal.

Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.

Puedes ver cómo desplazarse a través del documento utilizando un ratón con rueda .

 Panel de navegación.

En la barra de estado, al hacer clic sobre la zona de la izquierda, donde aparece el número de página, se abre un panel de Navegación similar a la que puedes ver en esta imagen.

Tiene tres pestañas para navegar por:

1. El índice con los títulos que se generan automáticamente al insertar títulos en el documento.
Haciendo clic en un apartado de ese índice nos desplazaremos a la parte del documento que lo contiene.
Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocerás esta opción con el nombre anterior: Mapa del documento.

2. Por miniaturas de las páginas.

3. Por resultados de la búsqueda que hemos realizado utilizando la caja de búsqueda que hay justo encima.

También podemos abrir el panel de navegación desde la pestaña Vista, opción Panel de navegación, como se muestra en la imagen.

 Ir a.

Cuando el documento es muy extenso, puede resultar incómodo realizar el desplazamiento de las formas que hemos visto. Imagina que estás trabajando con un documento de 350 páginas y quieres ir a la página 170. Sería una pérdida de tiempo ir página a página. En esas ocasiones debemos utilizar la opción Ir a. La encontraremos en la pestaña Inicio > grupo Edición > menú Buscar. Una forma más rápida de ejecutar el comando es con las teclas CTRL+G o haciendo clic en el texto Página Y de N de la barra de estado.

A la izquierda puedes seleccionar dónde quieres ir, y a la derecha especificar el valor. La opción más habitual es Página, aunque también podrías, por ejemplo, elegir un Título (definido como tal), un Comentario, etc.

Tomado de: https://www.aulaclic.es/word-2013/t_3_3.htm

2.FORMATO A DOCUMENTOS

FORMATO RÁPIDO

Para establecer formato a un documento de una forma rápida y sencilla, puede realizar lo siguiente:
1. Seleccione el texto que desea cambiar y, a continuación, mueva el puntero a la mini-barra de herramientas que aparece con la selección de texto. En ella se encuentran los siguientes botones:

§  Fuente (CTRL + Mayús + F)                                Establece el tipo de letra

§  Tamaño de fuente (CTRL + Mayús + M)        Establece el tamaño de letra

§  Agrandar fuente (CTRL + Mayús + >)            Va aumentando el tamaño de letra

§   Encoger fuente (CTRL + <)                                 Va disminuyendo el tamaño de letra

§  Estilos (ALT + CTRL + Mayús + S)                   Muestra la lista de estilos más utilizados

§  Copiar formato (CTRL + Mayús + C)              Copia todas las características de formato de un texto

§  Negritas (CTRL +N)                                               Resalta el texto seleccionado

§  Cursiva (CTRL + K)                                                Aplica una ligera inclinación hacia la derecha al texto

§   Centrar (CTRL + T)                                                Centra el texto

§  Resaltar texto                                                         Resalta el texto sombreándolo con un color

§  Color de fuente                                                        Aplica un color al texto

§   Disminuir sangría                                                   Modifica en forma inversa el espacio asignado al texto

§  Aumentar sangría                                                  Establece un espacio adicional con respecto al margen

§   Viñetas                                                                       Aplica símbolos o caracteres a la lista de elementos

También puede establecer formatos a un documento directamente con los botones de cada grupo de herramientas de la ficha Inicio en la Cinta de opciones.

 Si lo prefiere abra cada grupo de herramientas presionando en la flecha inferior derecha de cada grupo.

 APLICAR UN ESTILO

Los estilos contienen formatos predeterminados o personalizados que pueden ser aplicados al texto de un documento, para ello deberá:
1. Seleccionar el texto al que desea aplicar un estilo.
2. Mueva el puntero a la mini-barra de herramientas que aparece con la selección de texto, haga clic para abrir la galería Estilos rápidos y, a continuación, haga clic en el estilo que desee.

 Puede ver el aspecto que tendrá el texto seleccionado con un estilo concreto colocando el puntero sobre el estilo para obtener una vista previa.

 ALINEAR UN TEXTO

La alineación de un texto dentro de Word se hace de manera horizontal con respecto a los márgenes y sangrías establecidos previamente, la alineación puede aplicarse de 4 formas diferentes, a la izquierda, a la derecha, centrado y justificado. Para realizar esto deberá:

Seleccione el texto que desea alinear.
En la ficha Inicio dentro del grupo Párrafo, haga clic en Alinear texto a la izquierda, Centrar Alinear texto a la derecha o en Justificar, según sea el caso.

También puede aplicar las diferentes alineaciones de texto a través del teclado, presionando las combinaciones de teclas:
CTRL + Q       Alineación izquierda
CTRL + T      Centrar
CTRL + D      Alineación derecha
CTRL + J      Justificar

BORDES Y SOMBREADOS

Los bordes y sombreado se utilizan para aplicar líneas que rodeen un párrafo, texto, celda o página, a su vez podrá aplicarles un relleno de color que resalte, por ejemplo, información importante. Para realizar esto deberá:
1. Seleccione el texto, párrafo, página o celda que desea aplicar o cambiar un borde y sombreado.

2. En la ficha Inicio dentro del grupo Párrafo, haga clic en la flecha del botón Bordes , podrá seleccionar el borde que desee aplicar o si lo prefiere abra el cuadro de dialogo Bordes y sombreado dando clic en la opción Bordes y sombreado.

3.Marque las opciones adecuadas en las fichas Bordes, si lo que desea es aplicar o modificar un borde a un párrafo, texto o tabla(celda), Borde de página, si lo va aplicar a la página del documento y, Sombreado, si necesita aplicar o modificar un relleno o trama al párrafo, texto o tabla(celda).

 También puede abrir al cuadro de dialogo anterior desde la ficha Diseño de página y en el grupo Fondo de página de clic en el botón Bordes de página.

 CREAR LISTAS

Puede agregar rápidamente viñetas o números a párrafos de texto existentes o dejar que Word cree automáticamente listas con viñetas y listas numeradas mientras escribe.

 Escriba una lista con viñetas o una lista numerada

1. Escriba * (asterisco) para empezar una lista con viñetas o 1. para una lista numerada y, a continuación, presione la BARRA ESPACIADORA o la tecla TAB.
2. Escriba el texto que desee.
3. Presione ENTRAR para agregar el siguiente elemento de la lista.
4. Word inserta automáticamente el siguiente número o viñeta.
5. Para finalizar la lista, presione ENTRAR dos veces o presione RETROCESO para eliminar la última viñeta o número de la lista.

Cambiar viñetas o números a una lista
1. Seleccione los elementos a los que desea agregar viñetas o números.
2. En la ficha Inicio en el grupo Párrafo, haga clic en Viñetas o en Numeración.

Para obtener más estilos de viñetas y formatos de numeración, haga clic en la flecha que hay junto a Viñetas o Numeración.

 Puede mover una lista entera hacia la izquierda o hacia la derecha. Haga clic en la primera viñeta o el primer número de la lista y arrástrelo hasta la nueva ubicación. Toda la lista se moverá al arrastrarla.

 Crear listas multinivel

Las listas multinivel son líneas de texto escritas en diferentes niveles de los 9 que en total se manejan en Word, para crear una lista de este tipo deberá:
1. En la ficha Inicio en el grupo Párrafo, haga clic en Lista multinivel.

 2. Seleccione la lista multinivel que desee:

Escriba el primer elemento de la lista y cuando cambie de párrafo para escribir el siguiente elemento, si este se encuentra en el mismo nivel que el anterior solo escríbalo, sino presione la tecla TABULADOR y notara que el elemento se enumera con una viñeta o numeración diferente.
En ocasiones necesitará presionar MAYUS + TABULADOR para regresarse a niveles anteriores y continuar escribiendo los elementos.

 ESTABLECER INTERLINEADO

Una vez escrito el documento, si lo desea puede cambiar el interlineado, tomando en cuenta que si la línea contiene una fórmula, un gráfico o un carácter de texto de gran tamaño, Word aumenta el espacio para esa línea. Cabe mencionar que el interlineado también puede ser cambiado al iniciar el documento, es decir, antes de redactarlo, siempre y cuando todas las líneas del documento lleven el mismo interlineado, para ello deberá realizar lo siguiente:
1. Seleccione el párrafo cuyo interlineado desea modificar.

2. En la ficha Inicio en el grupo Párrafo, haga clic en Interlineado.

3. Realice uno de los procedimientos siguientes:
*Para aplicar una nueva configuración, haga clic en el número de espacios de línea que desee. Por ejemplo, si hace clic en 1.5, se aplica al texto seleccionado un interlineado de un espacio y medio.

*Para especificar medidas de interlineado más precisas, haga clic en Opciones de interlineado y, a continuación, seleccione las opciones que desee en Interlineado.

 Opciones de interlineado

§  Sencillo Esta opción consiste en adaptar el interlineado a la fuente de mayor tamaño de la línea dejando un pequeño espacio adicional. La cantidad de espacio adicional dependerá de la fuente que se utilice.

§  1,5 líneas Esta opción equivale a un interlineado sencillo y medio.

§  Doble Esta opción es el doble del interlineado de un espacio.

§  Mínimo Esta opción establece el interlineado mínimo necesario para que haya espacio suficiente para el gráfico o la fuente de mayor tamaño que hay la línea.

§  Exacto Esta opción establece un interlineado fijo que Word no ajusta.

§  Múltiple Esta opción establece un interlineado que es igual al interlineado sencillo con el incremento o la disminución que especifique.

ESTABLECER EL ESPACIADO A PÁRRAFOS DE TEXTO
El espaciado funciona de la misma manera que el interlineado, con la diferencia que en el espaciado se aplica a todos los párrafos de un documento, para ello deberá:
1. Seleccione los párrafos que desea cambiar.
2. En la ficha Diseño de página en el grupo Párrafo, escriba el espaciado que desee aplicar.

 Si lo desea también puede realizar la tarea anterior de la siguiente manera:

1. Seleccione los párrafos que desea cambiar.
2. En la ficha Inicio en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha inferior derecha.

En el cuadro de dialogo mostrado, escriba el espaciado anterior o posterior que desee aplicar y presione aceptar.

Si desea que dicho espaciado no se modifique o aplique a párrafos con el mismo estilo, deje entonces marcada la casilla de verificación situada debajo de las ventanillas anterior y posterior.

 APLICAR SANGRÍAS

La sangría establece la distancia del párrafo respecto al margen izquierdo o derecho. Entre los márgenes, puede aumentar o disminuir la sangría de un párrafo o un grupo de párrafos. Además puede crear una sangría negativa (también denominada anulación de sangría), que empuja el párrafo hacia el margen izquierdo. Las sangrías que Word utiliza para modificar el aspecto del texto son: Sangría izquierda, derecha, de primera línea y francesa. Para aplicar o modificar sangrías, deberá:
Si desea modificar exclusivamente las sangrías izquierda y/o derecha de una forma rápida, siga estos pasos:
1. Seleccione los párrafos que desea cambiar.
2. En la ficha Diseño de página en el grupo Párrafo, escriba el espacio que desee aplicar para la sangría izquierda y/o derecha respectivamente

 La distancia de la sangría izquierda también puede ser modificada a través de los botones Disminuir sangría y Aumentar sangría, los cuales se encuentran en el grupo párrafo de la ficha inicio o en la mini-barra de herramientas.

Si desea aplicar las sangrías especiales, siga estos pasos:
1. Seleccione los párrafos que desea cambiar.
2. En la ficha Inicio en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha inferior derecha.

En el cuadro de dialogo mostrado, escriba la distancia en centímetros para las sangrías normales y/o especiales y presione aceptar.

3.Activar o desactivar la revisión ortográfica

Supongamos que está escribiendo, comete un error, y ve el subrayado ondulado rojo

Supongamos que corrige el error, pero entretanto ya perdió el ritmo y la idea. Para evitar estas distracciones, puede desactivar la revisión ortográfica y revisar la ortografía manualmente cuando haya terminado de escribir. Se hace así.

Haga clic en Archivo > Opciones > Revisión, desmarque la casilla Revisar la ortografía mientras se escribe y haga clic en Aceptar.

Para activar de nuevo la revisión ortográfica, repita el proceso y seleccione la casilla Revisar la ortografía mientras se escribe.

Para revisar la ortografía de forma manual, haga clic en Revisar > Ortografía y gramática.

Pero acuérdese de volver a activar la revisión ortográfica. Los errores de ortografía y gramática pueden minar gravemente lo que está tratando de comunicar, especialmente si su jefe, o su profesor, o esa persona de RR.HH. los ve.

TOMADO DE: https://support.office.com/es-es/article/activar-o-desactivar-la-revisi%C3%B3n-ortogr%C3%A1fica-e2805461-77d4-4832-b006-061163c8d01a

4. ESTILOS

Un estilo es una combinación predefinida de un tipo de fuente, un color y un tamaño de letra que puedes aplicar en cualquier texto del documento. Aplicar un estilo puede ayudarte a mejorar el diseño y la presentación  de tu documento.

¿Cómo aplicar un estilo?

Paso 1:

Selecciona el texto al que quieres aplicarle el estilo.

Paso 2:

En la pestaña Inicio encontrarás la Barra de estilos. Haz clic en la flecha que está en una esquina de la barra. 

 Paso 3:

Se deplegará el menú de estilos. Selecciona el estilo que quieres usar y el texto que hayas seleccionado cambiará. 

¿Cómo aplicar un conjunto de estilos?

Un conjunto de estilos está conformado por la combinación de una serie de estilos para el título, el encabezado y los párrafos. 

Para aplicar un conjunto de estilos sigue estos pasos.

Paso 1:

Desde la pestaña de Diseño, haz clic en la flecha de Formato del documento.

Paso 2:

Se desplegará el menú de conjuntos de estilos. Allí selecciona el conjunto que quieras aplicar.

Paso 3:

El conjunto de estilos que hayas seleccionado se aplicará a todo el documento.

Cómo crear y modificar un estilo

¿Cómo crear un nuevo estilo para Word 2013?

Paso 1:

Haz clic en el botón de flecha que está en la esquina derecha de la Barra de estilos de la pestaña de Inicio.

Paso 2:

Se abrirá un menú. Allí selecciona la opción Crear un estilo.

Paso 3:

Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debes nombrar el estilo que estás creando y hacer clic en el botón Modificar para ajustar el formato que le quieras dar a tu estilo.

Paso 4:

Una vez que termines de seleccionar el formato del estilo que estás creando, haz clic en el botón Aceptar para guardar todos los cambios que hayas efectuado.

Podrás acceder al estilo que crees desde la Barra de estilos que está en la pestaña de Inicio.

Modificar un estilo:

Paso 1:

Busca el estilo que quieres modificar en la barra de estilos que está en la pestaña Inicio y haz clic con 

el botón derecho del mouse sobre él.

Paso 2:

Saldrá un menú en el que debes seleccionar la opción Modificar.

Paso 3:

Verás un cuadro de diálogo en el que podrás cambiar cosas como el tamaño, el color y el tipo de fuente del estilo.

Paso 4:

Una vez que hayas terminado de modificar el estilo, haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios que hayas realizado.

5. Introducción a macros

Muchos de los que poseen conocimientos avanzados y usan Microsoft Word o Excel de forma más profesional, crean y usan sus propias macros para facilitar la ejecución de muchas tareas.

Los que utilizamos estos programas de forma ocasional, también podemos tener estas macros o aplicaciones para realizar algunas tareas repetitivas o comunes más rápidamente.

Los macros son funcionalidades que ofrecen los programas de Office, son comandos que se crean y guardan, pudiéndolos ejecutar mediante un botón en la Barra de acceso rápido o una combinación del teclado.

No es nada difícil crear una macro, solo se necesitan algunos minutos, que recuperaremos posteriormente, gracias al tiempo que vamos a ahorrarnos al ejecutarlos.

En este artículo explicamos su creación de forma sencilla y a la vez detallada, de forma tal que pueda ser comprendido el proceso por cualquier persona.

También compartimos muchos ejemplos prácticos para darnos cuenta de la utilidad de estas aplicaciones. 

¿Qué es una macro?

Una macro es un conjunto de comandos o instrucciones enviados al programa, que se ejecutan secuencialmente una tras otra.

De hecho macro es la abreviatura de macroinstrucción.

Se usan para agrupar acciones repetitivas y rutinarias.

Una macro funciona de forma similar a las herramientas que incluye Word o Excel en cada menú.

Después de crearla la tendremos guardada en nuestra plantilla para usarla en cualquiera ocasión.

Podemos ejecutarla cuando sea necesario usando un botón o una combinación de teclas.

Las macros son creadas en el lenguaje de programación Microsoft VBA (Visual Basic para Aplicaciones) incluido en Word, Excel, Access, PowerPoint y otros programas de Office, pero no te asustes que estos programas incluyen una aplicación que hace sumamente fácil la creación de una de ellas. 

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¿Cómo crear los macros en Word?

Hay dos formas de crear las macros en Word:

Utilizar la Grabadora de macros

La Grabadora de macros es una aplicación incluida en los programas de Microsoft Office que permite crear una macro paso por paso, ejecutando y grabando las acciones que se quieren guardar. Es el método más sencillo.

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Usar el editor de Visual Basic

Consiste en escribir o pegar el código en lenguaje Visual Basic en un editor incluido.

Para escribirlo se requieren conocimientos de este lenguaje que no poseen los que leen este artículo, pero también se puede pegar código de funciones creadas por los más expertos y de esa forma poder disponer de macros muy útiles.

En este artículo se incluyen varios códigos de ejemplo.

Crear un macro con la Grabadora de macros en Word

Para crear una macro es necesario en las versiones recientes de Office mostrar la ficha "Programador" oculta.

• En Office 2007 abre las Opciones de Word y en la pestaña Popular marca la casilla: "Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones".

• En Office 2010 abre las Opciones de Word y en la pestaña Personalizar la cinta de opciones, marca la casilla: "Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones".

• En Office 2000-2003 simplemente selecciona: Herramientas -> Macro

Lo que se indica a continuación se aplica a Word, Excel y otros programas de Office de forma algo similar.

1- Crea un nuevo documento en Word.

2- En la pestaña Programador da un clic en "Grabar macro".

3- Escoge en la ventana que se abre si vas a asignar a dicho macro un botón o una combinación de teclas.

4- Da un clic en "Aceptar" para comenzar la grabación.

A partir de este momento todas las acciones que se realicen quedarán guardadas.

Durante la grabación de una macro se puede usar el ratón, para activar herramientas y comandos pero no para seleccionar texto.

Para hacerlo usa las teclas de dirección (flechas) con la tecla Mayus (Shift) presionada.

5- Para terminar da un clic en el botón "Detener grabación".

Para ejecutar una macro creada da un clic en el botón, usa la combinación de teclas asignadas o selecciona la macro en la ventana "Macros".

La ventana "Macro" la puedes ver en la ficha "Vista" o abrirla las teclas ALT + F8.

En las versiones recientes de Word es muy práctico guardar las macros en la barra de herramientas de acceso rápido, que se muestra en la parte superior.

Para eso abre las Opciones y selecciona: "Barra de herramientas de acceso rápido".

En Comandos disponibles selecciona: "Macros". Marca cada macro y usa el botón "Agregar". Da un clic en el botón "Modificar" para asignarle un icono vistoso que lo identifique.

Crear un macro con el editor de Visual Basic

El editor de Visual Basic es un programa incluido en las aplicaciones de Office.

Para usarlo basta con escribir o pegar en su ventana el código necesario e inmediatamente estará funcional la macro.

Para abrir el editor se usa las teclas ALT + F11 y en la ventana se pega el código.

Si existen varias macros se mostrarán separadas por una línea divisora.

Inmediatamente después de pegar el código, estará disponible la macro para ejecutarla en la ventana Macros (ALT + F8)

El formato de las macros es el siguiente:

Sub NombreMacro()

'

CODIGO en VBA

'

End Sub

Cualquier nuevo macro creada será guardada en la plantilla predeterminada llamada "Normal", por lo que estará disponible en cualquier nuevo documento que se cree.

(En Word 2000-2003 es Normal.dot, para Word 2007-2010 es Normal.dotm)

Para crear y guardar un macro en un documento específico es necesario seleccionarlo en la barra lateral izquierda del editor y crear un nuevo Módulo (Menú Insertar > Modulo).

Ahora escribir o pegar en la nueva ventana el código del macro.

Al abrir en Word un documento con macros aparece un mensaje de advertencia.

Accede a las Opciones > Centro de confianza > Configuración del centro de confianza y marca: "Habilitar todas las macros".

Crear una macro copiando y pegando el código

Utiliza los códigos siguientes para crear nuevos macros.

Para probarlos copia y pégalos en la ventana del editor.

1- Crea un macro para personalizar un bloque de texto, en este ejemplo se cambia el tipo de fuente y su tamaño. Puedes modificarlo a tu antojo.

Sub Cursiva()

Selection.Font.Size = 13

Selection.Font.Name = "Monotype Corsiva"

End Sub

2- Inserta en cualquier lugar de un documento donde sitúes el ratón cualquier texto, en este ejemplo es: "(Me Gusta)"

Sub MeGusta()

Selection.TypeText Text:="(Me Gusta) "

End Sub

En otra página de este sitio puedes encontrar varios códigos de ejemplos para crear macros para Word o Excel.

Muchos de ellos muy útiles, otros interesantes.

Te serán de mucha ayuda si te interesa la programación en VBA.

Códigos de ejemplos para macros de Word y Excel en Visual Basic

 Editar y modificar los macros

Para modificar cualquiera de los macros escoge "Modificar" en la ventana "Macros" o abre directamente el Editor.

Puedes modificarlos y personalizarlos a tu gusto sin ser un experto en Visual Basic.

Para comprender su funcionalidad puedes crear macros sencillos con la grabadora de macros y posteriormente "mirar" el código.